5 نکته تخصصی در طراحی دفتر کار

5 نکته تخصصی در طراحی دفتر کار

طراحی دفتر نقش مهمی در موفقیت شرکت دارد. بنابراین مشورت گرفتن از متخصصان برای هر تجارتی، مخصوصا شرکت­های کوچک مفید خواهد بود.

پاول کلی[1]، مدیر بازاریابی شرکت مروگان لاول، از طراحان داخلی برتر که معروف­ترین دفاتر انگلستان را طراحی می­کند، در این رابطه چنین گفته است "دفتری که طراحی مناسب داشته باشد، اگرچه گرانتر است، اما سود بیشتری دارد. دفتری که به اندازه مناسب کاربردی نباشد، باعث هدر رفتن زمان و خستگی کارمندان، حتی در انجام ساده ­ترین وظایف می­شود."

"طراحی دفتر مناسب این مشکلات را حل کرده، اما طراحی دفتر عالی یک قدم فراتر می­رود. چنین طراحی با ایجاد خطوط ارتباطی جدید، محیط متنوع برای انجام وظایف متفاوت کارمندان و ایجاد هیجان، می­تواند باعث تمایز در اثربخشی عملکرد کارمندان شود."

البته، شرکت­های کوچکتر و نوپا شاید بودجه کافی برای مشورت گرفتن از شرکت­های طراحی را نداشته باشند، بنابراین ما با سه متخصص برتر این حرفه مصاحبه کرده و 5 نکته اساسی را در این رابطه بازگو می­کنیم.

Expert Office Design

1. هیچ وقت فضا یا روشنایی زیاد نخواهد بود

ادین رودیک، از مدیران خلاق MKDA، شرکت طراحی داخلی دفتار در نیویورک سیتی می­گوید " کارمندان آمریکایی تقریبا 90 درصد زمان خود را در داخل دفتر گذرانده و معمولا از پنجره دور هستند. از آنجا که تماس محدود با نور طبیعی می­تواند تأثیر منفی بر خُلق و بهره وری داشته باشد، کارمندان و کارفرمایان هر دو باید در تماس با نور طبیعی کافی باشند."

معمولا در انتخاب دفتر برای نور طبیعی اهمیت قابل توجهی در نظر گرفته نمی­شود، اما باید یکی از ملاحظات اصلی طراحی دفتر باشد. نور طبیعی می­تواند تفاوت قابل توجهی در بهره وری کلی ایجاد کند.

نور طبیعی طیف رنگ وسیع­تری داشته و انسان­ها راحت­تر می­توانند جزئیات را مشاهده کرده و در نتیجه وظایف خود را انجام دهند. مطالعات زیادی وجود دارد که در آنها از تأثیر نور طبیعی بر بهره وری، مخصوصا در صنعت تولید حمایت شده است.  به علاوه، چشمان ما طوری خلق شده ­اند که با تغییر سطح نور خورشید همخوانی داشته باشند. و نور مصنوعی مداوم و شدید در دفاتر تأثیر منفی بر عملکرد انسان خواهد داشت. نور طبیعی خستگی چشم و شکایت در مورد سردرد را کاهش خواهد داد."

رودیک در مورد ایجاد نور طبیعی بیشتر در محیط کار توصیه می­کند: "برای بهبود میزان نور طبیعی در دفتر، یک محیط باز ایجاد کنید. می­توانید یک دیوار داخلی را حذف و یا از دیوار شیشه­ ای برای محیط­های خصوصی استفاده کنید. دفاتر دارای میز اداری جزیره در مرکز و محیط بسته بدترین نور طبیعی را دارند."

این روش­ها نه تنها دفتر را زیباتر خواهند کرد، بلکه نور طبیعی به مرکز دفتر تابیده و خلق افراد بالاتر خواهد رفت. در این صورت بهره وری کل تیم نیز ارتقا پیدا می­کند."

علاوه بر نور طبیعی، وجود فضای کافی نیز برای کارمندان الزامی است.  کلی چنین توضیح می­دهد:

"فضای کافی برای کارمندان ایجاد کنید. نه  تنها ميز مناسب برای کارمندان قرار دهید، بلکه باید فضای مناسب برای حرکت کردن آنها نیز ایجاد کنید.  این فضا می­تواند راهروها و فضای بین میزهایی باشد که افراد در آنها آزادانه حرکت می­کنند. هیچ چیز بدتر از برخورد کردن کارمندان دیگر با شما وقتی بر روی وظیفه خود تمرکز کرده ­اید، نخواهد بود. برای مثال آخرین باری را در نظر بگیرید که صندلی جلویی شما در هواپیما یک پسربچه شیطان و هایپراکتیو بود."

البته، شما باید سعی کنید بین فضای کافی و مدیریت رفتار کارمندان تعادل ایجاد کرده تا دفتر در اختیار شما باشد.

پاول کلی می­گوید " شما باید محیط آرام برای کار کردن کارمندان ایجاد کنید. همین طور باید جو دفتر داینامیک و مفرح باشد تا افراد بتوانند راحت ایده­ های خود را بیان کنند. برنامه ریزی محیط کار باز می­تواند دیوارهای واقعی و روانی را از بین ببرد. چنین محیطی افراد را به هم بیشتر نزدیک کرده و می­تواند تعامل بهینه را به همراه داشته باشد."

Expert Office Design

2. محیط استراحت در نظر بگیرید

محیط­های استراحت می­تواند محل مناسبی برای ناهار خوردن گروهی، و دور شدن از میز و آزاد کردن ذهن باشد. این مسئله باعث ارتقای خلاقیت کارمندان خواهد شد.

کلی می­گوید " فضای استراحت آزاد را به عنوان محلی برای صحبت­های غیر رسمی یا تغییر روحیه تعیین کنید. این فضاها موانع ارتباطی را از بین برده و عملکرد خودکار در محیط را ارتقا می­دهند."

رودیک با این مسئله موافق است، اما یک فرضیه جالب دیگر در مورد ارزشمندی چنین فضاهایی ارائه می­کند. "شما باید محلی برای جلسات اتفاقی و یا محوطه استراحت در دفتر مشخص کنید تا کارمندان نه تنها در آن استراحت  کرده، بلکه نظرات خود را رد و بدل کنند. ایده­ های عالی در فضاهای غیر رسمی به ذهن خطور می­کنند.

به علاوه، محوطه ­هایی که برای ارتباط و استراحت هستند، باعث می­شوند کارمندان جامعه شرکتی خود را بر اساس ارزش­ها و باورهای مشترک تشکیل دهند."

Expert Office Design

3. نظم را رعایت کنید

ایزابل گلینکا، مدیر LUX Design، بوتیک دکوراسیون طراحی داخلی در تورنتو کانادا چنین می­گوید: "وقتی مسئله دفترهای کوچک در میان باشد، بسیار مهم است مطمئن شوید تمامی اجزا با هم همخوانی دارند. در دفاتر بزرگ، مشتریان شاید هرگز محیط کار را نبینند، زیرا فضای "پشت صحنه" وجود دارد، اما چنین چیزی در دفاتر کوچک وجود ندارد. همه چیز در جلوی چشم قرار دارد. بنابراین محیط کار نیز بخشی از طراحی داخلی محسوب می­شود. البته این برای کارمندان بسیار مفید است.  زیرا بدین ترتیب باید فضای کار شخصی آنها بهتر و موثرتر طراحی شود. همین طور کارمندان نیز باید انگیزه پیدا کنند تا منظم ­تر کار کنند."

بسیار مهم است که محیط کار فرهنگ نظم و تمیزی را داشته باشد. پاول کلی چندین روش را بیان می­کند که خود در دفتر Mogan Lovell به کار گرفته است.

" همیشه نظم را رعایت کنید. مایه تعجب است که با چه سرعت فوق­ العاده ­ای یک دفتر کوچک منظم می­تواند به محلی طوفان زده تبدیل شود.  یکی از بدترین مشکلات، خوردن غذا روی میز کار است. در Morgan Lovell، ما قانون "منع غذا خوردن روی میز کار" را داریم که باعث می­شود ضایعات در محل مناسب خود و نه بر روی میز و یا زمین جمع شوند. همین طور ما توصیه می­کنیم از قرار دادن سطل آشغال بر روی میز جلوگیری کنید زیرا ضایعات کاغذی زیادی در دفتر جمع خواهد شد. همین طور فرهنگ بازیافت نیز ارتقا پیدا می­کند."

البته اگر شما به مشکل انبار کردن رسیدگی نکنید، تمامی این مسایل بی فایده خواهند بود. انبار معمولا در زمان تعیین فضای شرکت نادیده گرفته می­شود، اما دومین شکایت رایج مدیران (پس از دمای دفتر) محسوب می­شود. در زمان برنامه ریزی محیط دفتر، مطمئن شوید که انبار آن را مشخص کرده ­اید. راه حل­های زیادی برای انبار کردن در بازار وجود دارد. شما می­توانید از نیمه دیوارها برای تعیین محیط انبار موقت استفاده کنید. این وسیله فضای کمتری نسبت به سایر راه حل­ها اشغال خواهد کرد."

Expert Office Design

4. برای آینده سرمایه گذاری کنید

شرکت­هایی که از نظر مالی مشکل دارند، وسوسه می­شوند تا در هزینه خرید مبلمان اداری صرفه جویی کنند، اما در طولانی مدت، آنها بیشتر ضرر می­دهند تا پولی را صرفه جویی کرده باشند.

رودیک پیشنهاد می­کند "200 دلار بیشتر برای هر صندلی صرف کرده تا هزاران دلار در طولانی مدت صرفه جویی کنید. شاید این وسیله اهمیت کمی داشته باشد، اما کارمندان اکثر زمان خود را بر روی آن صرف می­کنند. وقتی آنها دچار اثرات مخرب صندلی بد - درد کمر و ناراحتی عمومی - شوند، متوجه اطراف، صندلی بد خود و نحوه نشستن می­شوند. بدین ترتیب تمرکز آنها کاهش پیدا می­کند."

پاول کلی می­گوید "این مسئله اثبات شده است که صندلیهای دفتری ارگونومیک در دفتر بر بهره وری کارمندان تأثیرگذار بوده و استعلاجی را کاهش می­دهد. بنابراین هر کارفرما بهتر است در طراحی دفتر چنین صندلیهایی را نیز حساب کند."

"مبلمان اداري را نادیده نگیرید. یک صندلی ارزان قیمت می­تواند باعث کمر درد شده و در نتیجه افراد بیشتر غیبت کنند. از مانیتورهای ایمن و قابل حرکت استفاده کنید که با گردن کارمندان هم خط می­شود. در غیر این صورت کارمندان گردن درد خواهند گرفت.  یک میز خوب جایگاه مخصوص برای جمع شدن و پنهان کردن سیم­ها را دارد."

همین طور پاول کلی در مورد فراساختارهای IT نیز صحبت می­کند. "از فن­آوری برای تسهیل کارهای دفتر استفاده کنید. اتصال بی­سیم[2] در دفاتر باعث می­شود کارمندان بتوانند در هر جایی وظایف خود را انجام داده و به راحتی در دفتر حرکت داشته باشند. بدین صورت هر کسی می­تواند لپ­تاپ خود را در جلسات آورده و راحت­تر مطالب به دیگران نشان داده شود."

Expert Office Design

5. محیط کاری را بر اساس برند طراحی کنید

اگر محیط کار شما به راحتی شبیه هر دفتر نوعی دیگری باشد، یک جای کار را اشتباه کرده ­اید.  دفتر شما باید برند داشته باشد. گلینکا می­گوید "برندسازی نباید تنها در سایت و کارت ویزیت انجام شود، بلکه باید در تمامی فضا وجود داشته باشد.  باید در اطراف کارمندان وجود داشته و با مشتریان صحبت کند. برند باید در کل محیط به چشم برسد."

او اضافه می­کند "نیازی به کاغذ دیواری و یا پوستر و عکس بر روی دیوار نیست، اما جزئیات باید طوری اجرا شده باشند که مفهوم برند را در ذهن هر کسی ایجاد کنند. فضا باید هویت داشته باشد. بدین ترتیب دیگران از وجود و اهداف شما با خبر شده و همین طور کارمندان و شما همیشه اهداف و هویت شرکت را در ذهن خواهند داشت."

" برندسازی در هر شرکت و دفتر امری مجزا خواهد بود، اما با کمی استفاده از تصور، می­توانید کاری کنید فضا بازتاب دهنده هویت تجارت شما باشد.  حتما نیاز به صرف هزینه بالا نیست. برای مثال، در یکی از دفترهای کوچک که من طراحی آن را به عهده داشتم و در صنعت فن­آوری فعالیت داشت، ما رنگ آنها استفاده کرده و الگوی خاص برند آنها را در دیوارها بکار بردیم. تنها چیزی که لازم داشتیم کمی رنگ بود."

گلینکا می­گوید، اگر به کمی دستکاری دیگر نیاز دارید، لوگو را در نظر بگیرید "قرار دادن لوگو بر روی دیوار به راحتی می­تواند جلوه ­ای چشمگیر ایجاد کند. عوامل متفاوت مانند رنگ، شکل و ایده را در فضاها بازتاب دهید.  اگر شرکت شما بر اساس این واقعیت کار می­کند که کوچک است، حتما از اثاثیه و چراغ­هایی استفاده کنید که همین مسئله را بازتاب می­دهند. اگر شما ادعا کنید مدرن هستید و از اثاثیه کلاسیک استفاده کنید، هیچ کس حرف شما را باور نخواهد کرد. تصویر و پیامی که دفتر در ذهن دیگران ایجاد می­کند، اهمیت زیادی دارد. همه چیز باید یک پیام را بازتاب دهند."

او اضافه می­کند "یک راه عالی برای ترکیب کردن برندسازی و عملکرد، استفاده از ارتباط دهنده فضا است. برای مثال وقتی لوگوی شرکت حباب دارد،  می­توان از حباب در فضا نیز استفاده کرد. می­توان حباب­های برند را با رنگ­های متفاوت بر روی زمین و یا دیوار قرار داد. هر رنگ می­تواند به یک اتاق اشاره کند. در زمان راهنمایی کردن مشتریان نیز می­توان از همین رنگ­ها استفاده کرد. چنین کاری باعث می­شود فضا از حالت رسمی شرکت خارج و بیشتر شخصی سازی شود."

رودیک نیز در این مورد چند توصیه را بیان می­کند. "فرهنگ شرکت را با نشان دادن "برند" و "جامعه" آن ارتقا دهید.  فرهنگ شرکت در واقع روح آن محسوب شده و بر تجربه داخلی کارمندان و بیرونی مشتریان تأثیر بسزایی خواهد داشت."

" ظاهر فیزیکی دفتر می­تواند اساس فرهنگ آن باشد. در طراحی فضای دفتر، شعارها، لوگوها، فلسفه، جهت گیریها، محصولات و ترکیب رنگ را بکار برده تا بتوانید کاملا فرهنگ شرکت را بازتاب دهید. اگرچه لباس شخصیت انسان را نشان نمی­دهد، اما می­تواند باعث افزایش جذابیت او شود."

ترجمه و تنظیم توسط تیم ترجمه فیلپا سیستم

منبع: http://mashable.com/2011/08/01/office-design-tips

 


[1]                      Pawell Kelly

[2]                      Wireless