آیا محیط دفتر می­تواند تأثیر واقعی بر بهره وری داشته باشد؟

آیا محیط دفتر می­تواند تأثیر واقعی بر بهره وری داشته باشد؟

جواب مثبت است. اگر شما در حال تغییر دکوراسیون یا جابجایی دفتر خود هستید، کمی زمان را صرف نحوه انجام دکوراسیون کنید. نحوه نظم دادن به دفتر همراه با مبلمانی که در آن قرار می­دهید، می­تواند خلاقیت کل تیم شما را تحت تأثیر قرار دهد. مطمئنا بسته به صنعت و بخشی که در آن هستید دکوراسیون متفاوت خواهد بود. بعضی از افراد باید بتوانند به راحتی با دیگران ارتباط برقرار کرده و برای مثال مانیتور خود را به دیگران نشان دهند. اما بعضی دیگر به آرامش و سکوت نیاز دارند یا اتاقی که بتوانند در آن بدون مزاحمت برای دیگران صحبت کنند.

- تحقیقات آماری

شاید شما زیاد این مسئله را در نظر نگرفته باشید، اما نحوه نظم دادن به دفتر، از محل قرار گرفتن هر میز تا روشنایی بر بهره وری کارمندان تأثیرگذار هستند. اگر شما با یک کادر تنبل روبرو هستید یا می­خواهید بهره وری کل دفتر را ارتقا دهید، یافته ­های آماری زیر می­تواند به شما در تغییر دکوراسیون کمک کند.

مطالعات نشان می­دهد که وجود محیط کاری ایمن، دارای تهویه و نور مناسب باعث افزایش 16 درصدی بهره وری و 24 درصدی رضایت شغلی و کاهش غیبت می­شود.

Vibe طی یک مطالعه پی برد که وجود چندین مانیتور کامپیوتر از 9 تا 50 درصد بهره وری و خلاقیت کارمندان را افزایش می­دهد، مخصوصا وقتی وظایفی مثل کپی و چسباندن فایل در میان باشد.

طی یک مطالعه مرکز Built Environment، مشخص شد که تهویه ضعیف باعث کاهش بهره وری کارمندان مرکز پاسخ به تماس­های تلفنی شده بود.

در مطالعه RPI، کارمندان یک دفتر دارای پنجره 15 درصد از کارمندان دفاتر بدون پنجره بهتر وظایف خود را انجام می­دادند.

مطالعات نشان می­دهد که به طور متوسط افراد 4.3 ساعت در هفته را صرف جستجو کردن مقالات می­کنند. این مسئله باعث افزایش خستگی و استرس محیط کار شده و در نتیجه تمرکز و تفکر خلاقانه کارمندان کاهش پیدا می­کند.

بر اساس تحقیقات مرکز Bersin & Assoicated  در سال 2010، در سازمان­هایی با فرهنگ یادگیری قویتر، کارمندان 37 درصد بهره وری بیشتری دارند.

- بهبود دفتر

حالا که با این تحقیقات آماری و تأثیر دکوراسیون دفتر بر بهره وری کارمندان آشنا شدید، باید محدوده ­های قابل بهبود را پیدا کرده و بر چنین محیط کاری تمرکز پیدا کنید. سه حیطه اهمیت قابل توجه خواهند داشت: مبلمان اداری، روشنایی و فرهنگ سازمان.

- مبلمان اداري

وقتی مسئله مبلمان دفتر کار در میان باشد،  تجارت خلاق به میزها، کامپیوترها و صندلیهای بیشتری نیاز دارد. اگر می­خواهید میزان زمان هدر رفته در کار روزانه را کاهش دهید، انتخاب بهترین مبلمان اداری می­تواند اولین گام باشد.

  • به دفتر نظم داده یا توده ­های در هم را کاهش دهید. از کابینت­ها و فولدرهای موجود برای کاهش زمان گشتن کاغذها و کاغذ بازی استفاده کنید.
  • از صندلیهای ارگونومیک استفاده کنید. یک صندلی آزار دهنده می­تواند بهره وری کارمندان را کاهش و استعلاجی­های کمر درد را افزایش دهد. راحتی و سلامت کارمندان را در ذهن داشته باشید.
  • موقعیت و وضعیت محیط کاری خود را در دفتر مشخص کنید. بخش­های متفاوت نیازهای متفاوت داشته و هر فرد باید محیط کار خاص خود را داشته با بتواند بهترین نتایج را ارائه کند.

- روشنایی

روشنایی از مهم­ترین جنبه ­های هر دفتری محسوب می­شود.  افراد باید نور کافی داشته تا بتوانند عملکرد بهینه از خود نشان دهند. در بسیاری از مطالعات بیان شده، نور کافی با اثربخشی کارمندان در ارتباط بوده است.

  • به دنبال دفترهایی باشید که بیشترین نور طبیعی را دارند.
  • روشنایی دفتر را در نظر بگیرید. شما می­توانید از لامپ­های اضافی برای روشنایی کافی هر نفر استفاده کنید.
  • البته نور مستقیم در بالای سر کارمندان می­تواند باعث افزایش سردرد، خستگی بدن و خستگی چشم در کارمندان شود.

- فرهنگ شرکت

دفتر شما باید فرهنگ خاص خود را داشته باشد. برگزاری مهمانی و جلسات خوش گذرانی با کارمندان می­تواند باعث ایجاد فرهنگ شاد و مفرح در دفتر شود. ارتباطات باز در مورد ارزش­ها و اهداف شرکت نیز می­تواند باعث تطابق راحت­تر کارمندان جدید با فرهنگ دفتر شما شود. درک چنین موضوعی یکی دیگر از عوامل بهبود بهره وری است.

  • کارمندان را تشویق کنید تا پس از راه رفتن کمی استراحت کنند. زمان استراحت برای ورزش می­تواند محیط کار جذابتری به همراه داشته باشد. همین طور ذهن سالم در بدن سالم و در نتیجه کارمندان موثرتر.
  • برنامه­ های آموزش کامل و دقیق برای کارمندان جدید گذاشته تا ببینند آیا با تجارت شما همخوانی دارند یا خیر. هرچه بیشتر از فرهنگی در دفتر حمایت کنید که تعریف خلاقیت در آن مشخص است، کارمندان بهتر می­توانند اصول و ارزشهای اخلاقی را درک و از آنها پیروی کنند.
  • اگر رهبری مبتنی بر بینش بوده و ایده ­های تمام سطوح سازمانی را در نظر بگیرد، کارمندان احساس می­کنند در هدف یکسان شرکت داشته و بدون توجه به موقعیت خود، بهره وری آنها افزایش پیدا می­کند.

نظم و وضعیت دفتر می­توان نقش بسزایی بر بهره وری کارمندن داشته باشد. ایجاد چندین تغییر ساده در روشنایی و انتخاب نوع و محل قرار گرفتن اثاثیه می­تواند باعث اثربخشی کارمندان شود. نه تنها بهره وری بهبود پیدا می­کند، بلکه فرهنگ نیز ارتقا پیدا کرده که خود یکی از پایه­ های بهره وری است. تمامی جنبه ­های تجارت با هم در ارتباط بوده و هیچ تفاوتی نیست.

ترجمه و تنظیم توسط تیم ترجمه فیلپا سیستم

منبع: http://blog.desktime.com/2012/08/20/can-an-office-environment-really-affect-productivity